Kompletné podmienky spracovania osobných údajov

PODMIENKY OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV AVS SR

(ďalej len „Podmienky ochrany OÚ“)

  1. Asociácia vodárenských spoločností, so sídlom: Prešovská 48, 826 46 Bratislava – Ružinov, IČO: 30 854 156, občianske združenie registrované Ministerstvom vnútra SR dňa 14.01.2004 (ďalej len „AVS“), garantuje bezpečnosť a ochranu zverených osobných údajov v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady č. (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (ďalej len „GDPR“) a so zákonom č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších zmien (ďalej len „zákon o ochrane osobných údajov“).

  1. ČLENOVIA. V zmysle stanov AVS môže právnická osoba, ktorá má záujem stať sa členom AVS, podať žiadosť o členstvo. Na účely spracovania žiadosti o členstvo a vedenia databázy členov, komunikácie s členmi a plnenia všetkých ďalších práv a povinností AVS voči svojím členom v zmysle aktuálnych stanov AVS je nevyhnutné, aby AVS disponovala pri vybavovaní žiadosti o členstvo a počas celého trvania členstva osobnými údajmi kontaktných osôb žiadateľa o členstvo a člena.

    1. Osobné údaje svojich kontaktných osôb, ktoré musí žiadateľ o členstvo a člen AVS počas vybavovania žiadosti o členstvo poskytnúť AVS, sú bežné osobné údaje, najmä titul(y), meno, priezvisko, údaje o zamestnávateľovi, e-mailová adresa a telefónne číslo.

    2. Právnym základom spracúvania údajov poskytnutých na účely žiadosti o členstvo a členstva je plnenie zákonných povinností AVS a oprávnený záujem AVS a tretích osôb.

    3. AVS spracúva osobné údaje kontaktných osôb členov počas vybavovania žiadosti o členstvo a počas celého trvania členstva, pričom aj po zániku členstva môžu byť tieto osobné údaje primerane archivované na nevyhnutný čas.

    4. Poskytnutie a spracúvanie údajov uvedených v bode 2.1 je nevyhnutné na výkon zákonných povinností AVS a trvanie členstva príslušného člena, vrátane pravidelnej aktualizácie údajov.

    5. Účelom spracovania osobných údajov kontaktných osôb člena je evidencia členov AVS a vedenie členskej databázy, evidencia platenia členských príspevkov, evidencia a zabezpečenie odbornej činnosti AVS a odborných podujatí, zasielanie publikácií AVS, poskytovanie informácií členom, zabezpečenie prístupu do členskej sekcie webstránok AVS, zabezpečenie práv členov podľa stanov AVS, iných interných predpisov AVS a všeobecne záväzných právnych predpisov.

    6. Oprávnenými záujmami AVS na spracúvaní osobných údajov kontaktných osôb člena sú najmä, ale nie výlučne: potreba komunikácie s členmi za účelom výkonu činností AVS, informovanie verejnosti o činnosti AVS, zabezpečenie prípadných právnych nárokov AVS voči členom. Oprávnenými záujmami tretích osôb sú najmä, ale nie výlučne záujmy dodávateľov AVS na technickom zabezpečení podujatí AVS pre členov a účastníkov a iných činností, záujmy iných členov AVS na publikačnej a inej činnosti AVS a na preukazovaní účasti na podujatiach AVS.

    7. Osobné údaje kontaktných osôb členov môžu byť:

      1. zverejnené v nevyhnutnom rozsahu, ak to vyžaduje všeobecne záväzný právny predpis, stanovy AVS alebo záväzné predpisy AVS; môžu byť tiež zverejnené v primeranom rozsahu v odborných publikáciách AVS v súvislosti s činnosťou AVS a jej členov;

      2. poskytnuté tretím osobám a orgánom verejnej moci v nevyhnutnom rozsahu, ak to vyžaduje všeobecne záväzný právny predpis alebo predpis inej organizácie, ktorej je člen AVS členom.

    8. V prípade, že je členom AVS fyzická osoba, AVS spracúva osobné údaje takéhoto člena rovnako ako osobné údaje kontaktných osôb členov – právnických osôb.

  1. ZAMESTNANCI A FUNKCIONÁRI. V zmysle stanov AVS je nevyhnutné, aby AVS disponovala pri svojom fungovaní osobnými údajmi osôb, ktoré vykonávajú funkcie v AVS, napr. ako štatutárne orgány alebo ich členovia. Zákonník práce, súvisiace predpisy a riadne vykonávanie pracovného pomeru vyžadujú, aby AVS disponovala pri svojom fungovaní osobnými údajmi všetkých svojich zamestnancov a v prípade, že je to nevyhnutné, ich blízkych osôb.

  1. Osobné údaje osôb vykonávajúcich funkcie v AVS a zamestnancov, ktoré AVS spracúva, sú najmä bežne osobné údaje ako titul(y), meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, adresa trvalého pobytu, korešpondenčná adresa, e-mailová adresa a telefónne číslo.

  2. Právnym základom spracúvania údajov poskytnutých na účely výkonu funkcií a zamestnania je plnenie zákonných povinností AVS, pracovná zmluva alebo dohoda o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru (plnenie zmluvných záväzkov), a oprávnené záujmy AVS.

  3. AVS spracúva osobné údaje osôb vykonávajúcich funkcie v AVS a zamestnancov počas celého trvania funkcie alebo pracovného pomeru, pričom aj po zániku funkcie alebo pracovného pomeru môžu byť tieto osobné údaje primerane archivované na nevyhnutný čas, najmä ak to vyžaduje osobitný predpis.

  4. Poskytnutie a spracúvanie údajov uvedených v bode 3.1 je spravidla nevyhnutné na výkon zákonných povinností AVS a trvanie funkcie alebo pracovného pomeru, vrátane pravidelnej aktualizácie údajov.

  5. Účelom spracovania osobných údajov osôb vykonávajúcich funkcie v AVS a zamestnancov je výkon práv a poviností podľa stanov AVS, iných interných predpisov AVS a všeobecne záväzných právnych predpisov, výkon práv a povinností vyplývajúcich z pracovného pomeru.

  6. Oprávnenými záujmami AVS na spracúvaní osobných údajov osôb vykonávajúcich funkcie v AVS a zamestnancov sú najmä, ale nie výlučne: potreba komunikácie navonok za účelom výkonu činností AVS (§ 78 ods. 3 zákona o ochrane osobných údajov), informovanie verejnosti o činnosti AVS, zabezpečenie prípadných právnych nárokov.

  7. Osobné údaje osôb vykonávajúcich funkcie v AVS a zamestnancov môžu byť:

      1. zverejnené v potrebnom rozsahu, ak to vyžaduje všeobecne záväzný právny predpis, stanovy AVS alebo záväzné predpisy AVS; môžu byť tiež zverejnené v primeranom rozsahu na webstránkach, v dokumentoch a publikáciách AVS v súvislosti s činnosťou AVS;

      2. poskytnuté tretím osobám a orgánom verejnej moci v nevyhnutnom rozsahu, ak to vyžaduje všeobecne záväzný právny predpis.

  1. PODUJATIA. Na účely zabezpečenia podujatí, spoločenských a vzdelávacích činností AVS je nevyhnutné, aby AVS disponovala osobnými údajmi všetkých účastníkov takýchto podujatí alebo činností.

        1. Osobné údaje účastníkov podujatí, ktoré AVS spracúva, sú bežné osobné údaje, najmä titul(y), meno, priezvisko, údaje o zamestnávateľovi, korešpondenčná adresa, e-mailová adresa a telefónne číslo, fotografické podobizne.

        2. Právnym základom spracúvania údajov poskytnutých na účely zabezpečenia podujatí je plnenie niektorých zákonných povinností AVS a oprávnené záujmy AVS.

        3. AVS spracúva osobné údaje účastníkov podujatí počas celého trvania podujatia, pričom aj po skončení podujatia môžu byť tieto osobné údaje primerane archivované na nevyhnutný čas, najmenej 5 rokov po skončení príslušného podujatia.

        4. Poskytnutie a spracúvanie údajov uvedených v bode 4.1 je spravidla nevyhnutné na účasť na podujatí AVS.

        5. Účelom spracúvania osobných údajov účastníkov podujatí je zabezpečenie priebehu, evidencia organizovaných podujatí, vrátane evidencie a preukazovania účasti v rámci plnenia zákonných a iných povinností.

        6. Oprávnenými záujmami AVS a tretích osôb na spracúvaní osobných údajov účastníkov podujatí sú najmä, ale nie výlučne: potreba zabezpečenia riadneho priebehu podujatí, evidencia a štatistika účastníkov podujatí, preukazovanie účasti tretím osobám v nevyhnutnom rozsahu a informovanie verejnosti o podujatiach a ich priebehu.

        7. Osobné údaje účastníkov podujatí AVS môžu byť:

  1. zverejnené v rozsahu fotografických podobizní na účely preukazovania účasti a informovania verejnosti o činnosti AVS,

  2. poskytnuté tretím osobám, ak sa to vyžaduje na preukazovanie účasti na podujatí, najmä zamestnávateľovi účastníka podujatia alebo inej osobe, ktorá účastníka na podujatie vyslala,

  3. výnimočne poskytnuté iným tretím osobám, ak to vyžaduje všeobecne záväzný právny predpis alebo oprávnený záujem AVS.

  1. ZMLUVNÍ PARTNERI. Na účely plnenia záväzkov AVS je nevyhnutné, aby AVS disponovala osobnými údajmi kontaktných osôb zmluvných partnerov, prípadne osobnými údajmi samotných zmluvných partnerov, ak sú dotknutými osobami.

  1. Spracúvanie osobných údajov kontaktných osôb zmluvného partnera sa primerane riadi bodom 2 týchto Podmienok ochrany OÚ o kontaktných osobách členov, pričom právnym základom spracúvania je oprávnený záujem AVS, účelmi spracúvania sú plnenie zmluvy a predzmluvné vzťahy, osobné údaje sa spracúvajú počas trvania zmluvy a predzmluvných vzťahov, a tieto osobné údaje nebudú zverejňované.

  2. Osobné údaje zmluvných partnerov ako dotknutých osôb, ktoré AVS spracúva, sú najmä titul(y), meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, adresa trvalého pobytu, korešpondenčná adresa, adresa miesta podnikania, e-mailová adresa a telefónne číslo, ďalšie fakturačné údaje.

  3. Právnym základom spracúvania údajov zmluvných partnerov ako dotknutých osôb je plnenie zmluvných záväzkov a vykonanie opatrení na žiadosť zmluvného partnera pred uzatvorením zmluvy.

  4. AVS spracúva osobné údaje zmluvných partnerov ako dotknutých osôb počas celého trvania zmluvy a predzmluvných vzťahov, pričom aj po zániku zmluvy môžu byť tieto osobné údaje primerane archivované na nevyhnutný čas.

  5. Účelom spracovania osobných údajov zmluvných partnerov ako dotknutých osôb je uzatvorenie zmlúv a výkon práv a poviností podľa zmlúv.

  6. Osobné údaje zmluvných partnerov ako dotknutých osôb nebudú zverejňované ani poskytované tretím osobám okrem oprávnených sprostredkovateľov AVS, pokiaľ to nevyžaduje všeobecne záväzný právny predpis.

  1. INÉ KONTAKTNÉ OSOBY A SPRACÚVANIE NA ZÁKLADE SÚHLASU. AVS spracúva na základe svojich oprávnených záujmov pri výkone činností aj kontaktné údaje ďalších osôb neuvedených vyššie. Ak sa na spracúvanie nevzťahuje iný právny základ, vyžaduje sa súhlas osoby, ktorej osobné údaje sa spracúvajú.

  1. Na spracúvanie kontaktných údajov osôb nevedených v bodoch 2 až 6 týchto Podmienok ochrany OÚ, a to najmä v rozsahu titulu, mena, priezviska, korešpondenčnej adresy, e-mailovej adresy a telefónneho čísla (bežné osobné údaje), sa primerane uplatní bod 2 týchto Podmienok ochrany OÚ o kontaktných osobách členov.

  2. V prípade spracúvania osobných údajov na základe súhlasu dotknutej osoby je právnym základom spracúvania osobných údajov výlučne súhlas. Súhlas obsahuje údaje o kategóriách spracúvaných osobných údajov a účeloch spracúvania.

  1. AUTOMATIZOVANÉ ROZHODOVANIE. Na základe poskytnutých údajov AVS nebude automatizovaným spôsobom prijímať rozhodnutia dôležité pre dotknuté osoby.

  1. SPRÁVNOSŤ. AVS dbá o správnosť a aktuálnosť všetkých spracúvaných osobných údajov. Dotknutá osoba je povinná poskytnúť vždy len správne, pravdivé a aktuálne, údaje, v opačnom prípade zodpovedá za prípadnú škodu, ktorú uvedením nesprávnych, nepravdivých alebo neaktuálnych údajov môže AVS spôsobiť. Dotknutá osoba je povinná nahlásiť AVS akúkoľvek zmenu svojich poskytnutých osobných údajov.

  1. POUČENIE O PRÁVACH DOTKNUTEJ OSOBY. Práva kontaktnej osoby, zamestnanca, funkcionára, zmluvného partnera, účastníka podujatia alebo inej dotknutej osoby (ďalej len „dotknutá osoba“) v súvislosti s ochranou osobných údajov upravujú najmä ustanovenia článkov 12 až 22 GDPR, v znení neskorších zmien.

Dotknutá osoba má najmä právo na základe písomnej alebo e-mailovej žiadosti adresovanej AVS požadovať:

    1. potvrdenie, či sú alebo nie sú osobné údaje o dotknutej osobe spracúvané, prístup k osobným údajom a  informáciám o nich, ako aj opravu týchto údajov,

    2. obmedzenie spracúvania osobných údajov, najmä ak sú nesprávne alebo na žiadosť dotknutej osoby, ak existuje dôvod na ich vymazanie,

    3. vymazanie osobných údajov, najmä ak boli spracúvané nezákonne, pominul účel ich spracúvania alebo dotknutá osoba odvolala súhlas s ich spracúvaním,

    4. prenesenie svojich osobných údajov inému prevádzkovateľovi v štrukturovanej a strojovo čitateľnej podobe, ak sa spracúvanie vykonáva na základe súhlasu dotknutej osoby alebo zmluvy uzatvorenej s dotknutou osobou.

Ak sa spracúvanie osobných údajov nevykonáva na základe súhlasu dotknutej osoby, dotknutá osoba má právo písomným oznámením alebo e-mailom adresovaným AVS namietať proti spracúvaniu z dôvodov týkajúcich sa jej osobnej situácie, alebo ak má podozrenie, že sa údaje spracúvajú nezákonne.

Dotknutá osoba má tiež právo podať Úradu na ochranu osobných údajov, ako dozornému orgánu pre Slovenskú republiku, sťažnosť alebo podnet na prešetrenie spracúvania jej osobných údajov.

Práva dotknutej osoby môžu byť obmedzené, ak takéto obmedzenie vyplýva z osobitného predpisu, ich uplatnením by bola porušená ochrana dotknutej osoby alebo by ich uplatnením boli porušené práva a slobody iných dotknutých osôb.

Svojím podpisom potvrdzujem, že som si prečítal/a Podmienky ochrany osobných údajov AVS, porozumel/a som im a zaväzujem sa poskytovať vždy len svoje správne a aktuálne osobné údaje:

Dňa .................................

..............................................

(podpis dotknutej osoby)